POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
7/07/2023
REBUS INNOVATION TECH S.A.S.[1] [2] (en adelante “Rebus” o “la Compañía”), sociedad comercial colombiana identificada con el NIT. 900.193.599-1, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C./ Colombia, cuyos datos para efectos de notificación reposan en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá D.C., i) en reconocimiento de la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus Trabajadores, Clientes, Usuarios Finales, Proveedores y, en general, de todos los agentes de interés respecto de los cuales funge como Responsable del tratamiento de datos personales y ii) en cumplimiento de lo previsto en el artículo 12 de la Declaración de Derechos Humanos de la ONU y de la normativa sobre protección de datos existente en los países donde Rebus tiene o puede tener operaciones – mediante establecimiento de comercio o relaciones contractuales - y/o realiza tratamiento de datos personales; diseñó la siguiente política a través de la cual se fijan los lineamientos sobre la materia.
+ Titulo I Definiciones
En esta política los siguientes términos tendrán el significado que se asigna a continuación:
1) Tratamiento: Cualquier operación, conjunto de operaciones o procedimientos técnicos sobre datos personales, tales como: i) recolección; ii) almacenamiento; iii) uso; iv) circulación; v) supresión; vi) conservación; vii) extracción; viii) consulta; ix) grabación; x) organización; xi) elaboración, análisis y estudio; xii) selección; xiii) confrontación; xiv) interconexión; xv) disociación; xvi) registro; xvii) estructuración; xviii) adaptación o modificación; xix) comunicación por transmisión; y xx) cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción. .
2) Base de datos o Banco de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, automatizado o no, independientemente del soporte, sea este físico, magnético, digital, óptico u otros que se creen, cualquiera fuere la forma o modalidad de su creación, formación, almacenamiento, organización y acceso.
3) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas, determinadas o determinables. Se considera identificable toda persona natural cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente.
4) Dato personal informático: Son los datos personales tratados a través de medios electrónicos o automatizados.
5) Dato sensible: De manera general, son aquellos datos personales que afectan a la esfera más íntima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para este. El tratamiento de datos sensibles se encuentra prohibido, salvo que exista consentimiento expreso y escrito del titular.
6) Dato público: Son los datos que por su naturaleza no son semiprivados, privados o sensibles y que, por ende, pueden ser consultados por cualquier persona. El tratamiento de datos personales obtenidos a través de fuentes de acceso público respetará la expectativa razonable de privacidad[1] y, en general, los principios de tratamiento de datos.
7) Responsable: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos.
8) Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable del tratamiento o por el titular del banco de datos.
9) Titular: Persona cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
10) Tercero: Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, distinta del titular, del Responsable o del Encargado del tratamiento de datos.
11) Autorización o Consentimiento: Consentimiento o manifestación de voluntad previa, expresa e informada del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales
12) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas, la forma de acceder a las mismas, las finalidades y demás aspectos relacionados con el tratamiento de sus datos. A través de este el titular manifiesta su autorización.
13) Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado envía o comunica la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable y se encuentra dentro o fuera del país.
14) Transmisión: Tratamiento de datos que implica la comunicación de los mismos, a nivel nacional o internacional, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado, por cuenta del Responsable.
15) Disociación: Procedimiento mediante el cual los datos personales no pueden asociarse al titular ni permitir, por su estructura, contenido o grado de desagregación, la identificación del mismo.
16) Bloqueo: Es la identificación y conservación de datos personales una vez cumplida la finalidad para la cual fueron recabados, con el único propósito de determinar posibles responsabilidades en relación con su tratamiento, hasta el plazo de prescripción legal o contractual de estas.
17) Elaboración de perfiles: Toda forma de tratamiento automatizado de datos personales consistente en utilizar datos personales para evaluar determinados aspectos personales de una persona natural, en particular para analizar o predecir aspectos relativos al rendimiento profesional, situación económica, salud, preferencias personales, intereses, fiabilidad, comportamiento, ubicación o movimientos de dicha persona natural.
18) Seudonimización: El tratamiento de datos personales de manera tal que ya no puedan atribuirse a un interesado sin utilizar información adicional, siempre que dicha información adicional figure por separado y esté sujeta a medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar que los datos personales no se atribuyen a una persona física identificada o identificable.
19) Fichero: Conjunto estructurado de datos personales, accesibles con arreglo a criterios determinados, ya sea centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica.
20) Receptor o Destinatario: Persona, autoridad, servicio u otro organismo al que se comuniquen datos personales, se trate o no de un tercero.
21) Violación de la seguridad de los datos personales: Toda violación de la seguridad que ocasiones la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos.
22) Datos genéticos: Datos personales relativos a las características genéticas heredadas o adquiridas de una persona física que proporcionen una información única sobre la fisiología o la salud de esa persona, obtenidos en particular del análisis de una muestra biológica de tal persona;
23) Datos biométricos: Datos personales obtenidos a partir de un tratamiento técnico específico, relativos a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona física que permitan o confirmen la identificación única de dicha persona, como imágenes faciales o datos dactiloscópicos;
24) Datos relativos a la salud: Datos personales relativos a la salud física o mental de una persona física, incluida la prestación de servicios de atención sanitaria, que revelen información sobre su estado de salud
25) Autoridad de control: La autoridad independiente establecida por cada Estado, quien se encarga del control, inspección y vigilancia del tratamiento de datos personales.
26) Clientes: Personas naturales o jurídicas con las cuales Rebus suscribe un contrato de prestación de servicio o con quienes tiene un interés comercial en tal sentido.
27) Usuarios Finales: Quien hace uso directo de la plataforma de titularidad de REBUS bajo un escenario de un contrato de prestación de servicios.
28) Proveedores y/o contratistas: Será proveedor de REBUS quien suministre bienes y servicios para su operación.
29) Trabajadores: Personas naturales quienes se encuentran vinculados con REBUS bajo un contrato laboral y una relación de subordinación.
30) Intermediario tecnológico o proveedor de servicios: Persona física o jurídica, pública o privada que brinde servicios de infraestructura, plataforma, software u otros servicios, sin realizar tratamiento de datos personales.
31) Tratamiento de datos automatizado: Cualquier operación, conjunto de operaciones o procedimientos, aplicados a datos personales, efectuados mediante la utilización de hardware, software, redes, servicios, aplicaciones, en el sitio o en la nube, o cualquier otra tecnología de la información que permitan la recolección, el registro, la organización, la conservación, la modificación, la extracción, la consulta, la utilización, la comunicación por transmisión, difusión, distribución o cualquier otra forma que facilite el acceso a estos, el cotejo, o la interconexión, así como su bloqueo, supresión o destrucción, intercambio o digitalización de datos personales, entre otros.
32) Propósito comercial: significa el uso de información personal para los fines operativos de la empresa o de un proveedor de servicios, u otros fines notificados, siempre que el uso de información personal sea razonablemente necesario y proporcionado para lograr la finalidad operativa para la que se recopiló o procesó la información personal o para otro fin operativo que sea compatible con el contexto en el que se recopiló la información personal
+Titulo II Principios
El tratamiento de los datos personales sobre los que decida Rebus en calidad de Responsable, deberá observar estrictamente el cumplimiento de los siguientes principios:
1) Legalidad: Bajo este principio, todo tratamiento de los datos personales que realice Rebus debe hacerse conforme a lo establecido en la legislación aplicable a la materia, según el país donde se efectúe el mismo. En cumplimiento de este principio: i) los datos deberán recabarse y tratarse de manera lícita y ii) y su obtención no debe hacerse a través de medios engañosos o fraudulentos.
2) Finalidad: Bajo este principio, todo tratamiento de datos que realice Rebus debe tener una finalidad, la cual debe ser determinada o determinable, explícita, legítima e informada previamente al titular.
En cumplimiento de este principio: i) los datos personales sólo podrán ser tratados para el cumplimiento de la finalidad o finalidades establecidas en el aviso de privacidad; ii) la finalidad o finalidades establecidas en el aviso de privacidad deberán ser determinadas o determinables; iii) si el Responsable pretende tratar los datos para un fin distinto que no resulte compatible o análogo a los fines establecidos en el aviso de privacidad, requerirá obtener nuevamente el consentimiento del titular; iv) cuando los datos de carácter personal hayan dejado de ser necesarios para el cumplimiento de las finalidades previstas por el aviso de privacidad y las disposiciones legales aplicables, deberán ser cancelados; y v) para datos personales sensibles, el Responsable deberá realizar esfuerzos razonables para limitar el periodo de tratamiento de los mismos a efecto de que sea el mínimo indispensable.
3) Principio de libertad o consentimiento: Bajo este principio, todo tratamiento de datos que realice Rebus como Responsable, deberá contar con el consentimiento libre, previo, expreso, informado e inequívoco del titular. La solicitud del consentimiento deberá ir referida a una finalidad o finalidades determinadas previstas en el aviso de privacidad.
4) Principio de exactitud: Los datos serán exactos y, si fuera necesario, actualizados; se adoptarán todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación los datos personales que sean inexactos con respecto a los fines para los que se tratan.
5) Veracidad o calidad: Los datos sujetos a tratamiento por parte de Rebus deben ser veraces, completos, actualizados, comprobables, comprensibles y – en la medida de lo posible - actualizados.
Bajo este principio, Rebus, como Responsable, deberá adoptar los mecanismos necesarios para procurar que los datos que trate sean exactos, completos, pertinentes y correctos, a fin de que no se altere la veracidad de la información, ni que ello tenga como consecuencia que el titular se vea afectado por dicha situación. Se presume que los datos directamente facilitados por el titular de los mismos son exactos.
6) Transparencia: En virtud de este principio, Rebus debe garantizar a los titulares el derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, bien sea por el Encargado, bien sea por el Responsable, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
7) Principio de acceso y circulación restringida: En virtud de este principio el tratamiento de los datos solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y sus dependientes. Los datos personales, salvo aquellos que por su naturaleza sean públicos, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
8) Principio de seguridad: De conformidad con este principio, REBUS debe realizar el tratamiento de datos con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para: i) preservar la confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y confiabilidad de la información; y ii) para otorgar y garantizar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Las medidas de seguridad deben ser apropiadas y acordes con el tratamiento que se vaya a efectuar y con la categoría de datos personales de que se trate.
9) Principio de confidencialidad: En virtud de este principio, REBUS y todas las personas involucradas y que intervengan en el tratamiento de datos personales - que no tengan naturaleza de públicos - deben garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
10) Principio de información: En virtud de este principio REBUS debe dar a conocer al titular la información relativa a la existencia y características principales del tratamiento a los que serán sometidos sus datos personales, a través del aviso de privacidad.
11) Principio de lealtad: Bajo este principio REBUS deberá tratar los datos personales privilegiando la protección de los intereses del titular y la expectativa razonable de privacidad, siempre que dicho proceder esté acorde con la ley y el interés público.
12) Principio de proporcionalidad: Sólo podrán ser objeto de tratamiento los datos personales que resulten necesarios, adecuados, pertinentes, limitados y relevantes en relación con las finalidades para las que hayan sido obtenidos.
13) Principio de responsabilidad: REBUS será Responsable por el tratamiento de los datos personales que se encuentren bajo su custodia o posesión, o por aquéllos que haya comunicado a un Encargado. En cumplimiento de este principio: i) las vulneraciones de seguridad ocurridas en cualquier fase del tratamiento que afecten de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de los titulares, serán informadas de forma inmediata por el Responsable al titular, a fin de que este último pueda tomar las medidas correspondientes a la defensa de sus derechos; y ii) REBUS deberá adoptar medidas para garantizar el debido tratamiento, privilegiando los intereses del titular y la expectativa razonable de privacidad.
14) Principio de protección adecuada: En virtud de este principio, si hay flujo transfronterizo de datos personales respecto de los cuales REBUS actúe como Responsable, este deberá garantizar un nivel suficiente de protección para los datos personales que se vayan a tratar.
15) Limitación del plazo de conservación: Los datos deben ser mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales. En todo caso, este tiempo no podrá exceder de 10 años.
+Título III Tratamiento
A continuación, se detallan los lineamientos para el tratamiento de datos de los que REBUS funja como Responsable:
1. Tratamiento
Los datos que sean suministrados a REBUS por el titular en forma presencial y/o virtual, podrán ser tratados para las operaciones de: ii) recolección; ii) almacenamiento; iii) uso; iv) circulación; v) supresión; vi) conservación; vii) extracción; viii) consulta; ix) grabación; x) organización; xi) elaboración, análisis y estudio; xii) selección; xiii) confrontación; xiv) interconexión; xv) disociación; xvi) registro; xvii) estructuración; xviii) adaptación o modificación; xix) comunicación por transmisión o transferencia; y xx) cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción. Bajo ningún escenario REBUS podrá recabar y tratar datos de manera ilícita o a través de medios engañosos o fraudulentos.
1.1. REBUS se encargará directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. En este último caso:
1.1.1. Deberá otorgarse el mandato y/o por un contrato por escrito, dejando especial constancia de las condiciones de la utilización de los datos.
1.1.2. REBUS exigirá al Encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
1.1.3. La entrega de datos personales del titular del banco de datos personales al Encargado no constituye transferencia de datos personales.
1.1.4. El Encargado del banco de datos personales no podrá transferir a terceros los datos personales objeto de la prestación de servicios de tratamiento, a menos que REBUS lo autorice y el titular del dato personal haya brindado su consentimiento.
2. Finalidad:
2.1. REBUS realizará el tratamiento de datos únicamente con las siguientes finalidades:
2.1.1. Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a REBUS;
2.1.2. Cumplir el objeto contratado;
2.1.3. Efectuar el tratamiento de los datos personales protegidos por el ordenamiento;
2.1.4. Realizar el tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono);
2.1.5. Hacer la evaluación y aprobación de productos y/o servicios;
2.1.6. Desarrollar las relaciones contractuales correspondientes a un producto y/o servicio;
2.1.7. Enviar información de novedades o cambios en los productos y/o servicios;
2.1.8. Actualizar datos;
2.1.9. Hacer estudios estadísticos o de comportamiento sobre gustos y preferencias;
2.1.10. Mercadotecnia;
2.1.11. Enviar mensajes con contenidos institucionales, notificaciones y demás información relativa a los servicios de REBUS, a través del correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil.
2.1.12. Las demás que correspondan a las necesidades del caso según la ejecución del objeto social del REBUS, siempre y cuando las mismas estén consignadas en el aviso de privacidad. Para poder hacer tratamiento de datos sobre estas, es necesario que las mismas sean libre, expresa y previamente consentidas por el titular
2.2. REBUS deberá consignar las finalidades dentro del aviso de privacidad y deberá tratar los datos únicamente para el cumplimiento de las mismas.
2.3. En principio, REBUS no comercializará los datos personales recaudados, entendiendo por comercializar toda actividad destinada a vender, transar, intercambiar o enajenar, con fines de lucro, una o más veces, aquellos datos personales que consten en las bases de datos. Lo anterior, salvo que esté expresamente permitido en los países en que este tenga lugar - según el criterio de territorialidad - y el titular preste su consentimiento en tal sentido.
2.3.1. En caso de que se comercialicen los datos o que se revelen con fines comerciales, deberá informarse al titular - ante su requerimiento -: i) las categorías de información personal que la empresa recopiló sobre el titular; ii) las categorías de información que la Compañía vendió o divulgó sobre el titular; iii) las categorías de información personal que la empresa divulgó sobre el titular para un propósito comercial.
2.3.2. En ningún caso se comercializará la información personal de menores de 18 años.
2.4. Si REBUS pretende tratar los datos para un fin distinto que no resulte compatible o análogo a los fines establecidos en el aviso de privacidad, requerirá obtener nuevamente el consentimiento del titular.
3. Tratamiento de datos sensibles:
3.1. REBUS no podrá realizar el tratamiento de datos sensibles a menos que:
3.1.1. El titular haya dado su consentimiento expreso y escrito para el tratamiento, a través de su firma autógrafa, firma electrónica, o cualquier mecanismo de autenticación que al efecto se establezca.
3.1.2. Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado – en este evento los representantes legales deben dar la autorización;
3.2. Para la creación de bases que contengan datos sensibles, REBUS deberá justificar la creación de las mismas para finalidades legítimas, concretas y acordes con las actividades o fines explícitos que persigue la Compañía.
3.3. Finalmente, cuando los datos de carácter personal hayan dejado de ser necesarios para el cumplimiento de las finalidades previstas por el aviso de privacidad y las disposiciones legales aplicables, deberán ser cancelados.
4. Tratamiento de datos de niños:
4.1. REBUS no podrá realizar el tratamiento de datos personales de niños, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o que esté expresamente autorizado en el país en el que tenga lugar el tratamiento, según el criterio de territorialidad.
4.2. En los casos en los que sea posible hace tratamiento de datos del menor, se deberá cumplir con los siguientes parámetros y requisitos:
4.2.1. Responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
4.2.2. Asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos, el Representante Legal deberá otorgar autorización previo ejercicio del menor de ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
4.3. En ningún caso se podrá recabar de un menor de edad datos que permitan obtener información sobre los demás miembros de su grupo familiar, como son los datos relativos a la actividad profesional de sus progenitores, información económica, datos sociológicos o cualquier otro.
4.4. En el caso de la Unión Europea, en ninguna forma se realizará el tratamiento de datos de menores de 16 años, bajo ninguna finalidad.
5. Autorización:
5.1. Todo tratamiento de datos que realice REBUS como Responsable deberá contar con el consentimiento libre, previo, expreso, informado e inequívoco del titular, a través de formatos escritos denominados en lo sucesivo como avisos de privacidad.
5.2. El aviso de privacidad deberá contener como mínimo:
5.2.1. Nombre, razón social y datos de contacto del Responsable del tratamiento – incluidos: identificación, dirección física o electrónica, el domicilio y el teléfono de REBUS -.
5.2.2. Tratamiento, acciones y finalidad – determinada o determinable -.
5.2.3. Derechos que le asisten al titular, así como los medios y procedimientos para ejercitar los mismos.
5.2.4. Mecanismos dispuestos por el Responsable para que el titular conozca la política de tratamiento y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política.
5.2.5. Si hay datos sensibles o de menores, el aviso deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta.
5.2.6. Las opciones y medios que el Responsable ofrece a los titulares para limitar el uso o divulgación de datos.
5.2.7. Las transferencias y transmisiones de datos que se efectúen, si hay lugar a las mismas.
5.2.8 El procedimiento y medio por el cual el Responsable comunicará a los titulares de cambios el aviso de privacidad, de conformidad con lo previsto en esta Ley.
5.2.9. La indicación de si el titular acepta o no la transferencia de sus datos, siempre y cuando la misma se encuentre permitida.
5.2.10. Los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales;
5.2.11. La eventual intención del Responsable de transferir datos personales a un tercer país u organización, siempre que la transferencia se encuentre permitida.
5.2.12. El plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo;
5.2.13. La existencia del derecho a solicitar al Responsable del tratamiento el acceso a los datos personales relativos al interesado, y su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos;
5.2.14. El carácter obligatorio o facultativo de sus respuestas a las preguntas que se le formulen durante la recolección de los datos;
5.2.15. Las consecuencias de la negativa a suministrar los datos
5.2.16. El derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control;
5.2.17. Si la comunicación de datos personales es un requisito legal o contractual, o un requisito necesario para suscribir un contrato, y si el interesado está obligado a facilitar los datos personales y está informado de las posibles consecuencias de que no facilitar tales datos;
5.2.18. La existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles;
5.2.19. La posibilidad de retirar el consentimiento.
5.3. Si REBUS pretende tratar los datos para un fin distinto que no resulte compatible o análogo a los fines establecidos en el aviso de privacidad, requerirá obtener nuevamente el consentimiento del titular.
5.4. Debe existir mínimo un otorgamiento del consentimiento por parte de cada titular de los datos personales.
5.5. El aviso debe ser de fácil comprensión, gratuito y debidamente identificado.
5.6. Del consentimiento otorgado sobre el contenido del aviso de privacidad debe dejarse plena prueba y debe constar por escrito o por cualquier medio equiparable, de forma tal que pueda ser objeto de consulta posterior y pueda ser entregado al titular en caso de que él mismo lo solicite. Se resalta que en cualquier momento el titular podrá revocar el consentimiento, el cual se hará sin efectos retroactivos.
5.7. En el hipotético evento que el consentimiento del titular se brinde en el contexto de una declaración escrita que refiera también a otros asuntos, la solicitud de consentimiento se presentará de tal forma que distinga claramente de los demás asuntos, de forma inteligible y de fácil acceso y utilizando un lenguaje claro y sencillo.
5.8. Cuando resulte imposible dar a conocer el aviso de privacidad al titular o exija esfuerzos desproporcionados, en consideración al número de titulares, o a la antigüedad de los datos, previa autorización de la Autoridad de Control, la Compañía podrá instrumentar medidas compensatorias.
5.8.1. Las medidas compensatorias deben ser autorizadas por la autoridad encargada de ejercer vigilancia en cada uno de los países en los cuales REBUS realiza el tratamiento de datos.
5.9. Finalmente, en el evento de que se hagan cambios sustanciales en el contenido de políticas que puedan afectar el contenido de la autorización, REBUS deberá comunicar los mismos al titular antes de o más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, debe obtener del titular la nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.
5.10. En los demás países que no se mencionan expresamente en el cuadro anterior y en los cuales aplica la presente política, siempre debe mediar consentimiento del titular.
6. Seguridad:
6.1. REBUS está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento, Seudonimización, cifrado de datos personales, capacidad para garantizar la confidencialidad e integralidad, capacidad de restaurar la disponibilidad y acceso a los datos de forma rápida en caso de incidente físico o técnico y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.
6.2. Se ha implementado un sistema perimetral de seguridad “Firewall” y detección de intrusos proactivos de primer nivel para mantener salvaguardada la información de nuestros clientes. Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades. [1]
6.3. El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.
6.4. La información personal suministrada por los usuarios de la aplicación REBUS, está asegurada por una clave de acceso a la cual sólo el Usuario puede acceder y que sólo él conoce; el Usuario es el único Responsable del manejo de dicha clave. REBUS no tiene acceso ni conoce la referida clave, todas las claves de usuarios se encuentran encriptadas.
6.5. Para mayor seguridad, REBUS recomienda a los usuarios de los aplicativos el cambio periódico de su contraseña de ingreso, de acuerdo con las directrices del manual de políticas de seguridad de la información, en el apartado referente a gestión de contraseñas. Como es del conocimiento público, ninguna transmisión por Internet es absolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo, el Usuario asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidad del usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia los aplicativos de REBUS.
6.5.1. REBUS puede utilizar cookies para identificar la navegación del usuario por la aplicación. Estas cookies no proporcionan ni permiten identificar los datos personales de cada usuario. Los usuarios pueden configurar su navegador para la notificación y rechazo de las mismas sin que esto interfiera en el acceso del usuario a los portales.
6.6. REBUS ha implementado todos los mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con sus productos. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, REBUS no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.
6.7. Los presentes lineamientos son de cumplimento obligatorio para la aplicación de REBUS, y de aquellas otras aplicaciones o herramientas que a futuro se adquieran o se desarrollen.
6.8. Si hay flujo transfronterizo de datos personales respecto de los cuales REBUS actúe como Responsable, y siempre que el mismo esté permitido, este deberá garantizar un nivel suficiente de protección para los datos personales que se vayan a tratar.
6.9. Depurar para identificar y reparar errores que perjudiquen la funcionalidad prevista existente.
+ Titulo IV Derechos del titular
1. Al titular de los datos le asisten los siguientes derechos:
1.1. Conocer, actualizar, cancelar y rectificar sus datos personales frente a REBUS. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
1.2. Incluir o incorporar la información faltante en la base que la hace incompleta, omitida o eliminada en atención a su relevancia para el tratamiento. La solicitud de inclusión deberá indicar a qué datos personales se refiere, así como la incorporación que haya de realizarse en ellos, acompañando la documentación que sustente la procedencia e interés fundado para el mismo.
1.3. Oponerse al tratamiento siempre que: i) por la ley aplicable al tratamiento no se disponga lo contrario; ii) no hubiera presentado el consentimiento; y iii) existan motivos fundados y legítimos relativos a una concreta situación personal. En caso de oposición justificada, REBUS o el Encargado – si lo hubiere -, deberá proceder a su supresión.
1.3.1. Aun cuando hubiera prestado consentimiento, el titular de datos personales tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos, si acredita la existencia de motivos fundados y legítimos relativos a una concreta situación personal que justifiquen el ejercicio de este derecho.
1.3.1.1. En caso de que la oposición resulte justificada el titular del banco de datos personales o Responsable de su tratamiento deberá proceder al cese del tratamiento que ha dado lugar a la oposición.
1.4. Solicitar que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos o a que cese el mismo, cuando no hubiere prestado su consentimiento para su recopilación por haber sido tomados de fuente de acceso público.
1.5. Solicitar prueba de la autorización otorgada a REBUS, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento;
1.6. Ser informado por REBUS, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales;
1.7. Solicitar a REBUS se suprima de sus navegadores, servidores o plataformas que se supriman y cancelen los datos personales que se encuentren en sus ficheros.
1.8. Revocar la autorización cuando en el tratamiento, previo cumplimiento de los requisitos y condiciones exigidas por la normativa del país donde se efectúa el tratamiento de datos. La revocación del consentimiento no tendrá efecto retroactivo;
1.9. Solicitar el bloqueo de sus datos cuando su exactitud no pueda ser establecida o cuya vigencia sea dudosa y respecto de los cuales no corresponda la cancelación.
1.10. Obtener de REBUS, como Responsable, confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, contar con acceso a los datos personales y a : i) los fines del tratamiento; ii) las categorías de los datos de que se trata; iii) los destinatarios o las categorías de destinatarios a los que se comunicaron o serán comunicados; iv) el plazo previsto de conservación; v) la existencia del derecho a solicitar rectificación o supresión de datos o la limitación; vi) el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control; vii) la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles; viii) las garantías de que es titular en caso de transferencia de datos; y ix) la obtención de una copia de los datos personales objeto de tratamiento.
1.11. Obtener la supresión de los datos personales que le concierne, sin dilación indebida de REBUS como Responsable, siempre que: i) los datos personales ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos o tratados de otro modo; ii) el titular retire el consentimiento; iii) el titular se oponga al tratamiento y no prevalezcan otros motivos legítimos para el tratamiento; iv) los datos personales hayan sido tratados ilícitamente; y v) deban suprimirse para el cumplimiento de una obligación legal.
1.12. Negarse a la comercialización de sus datos.
1.13. Cuando el tratamiento de datos personales tenga por objeto la mercadotecnia directa, el titular tendrá derecho a oponerse en todo momento al tratamiento de los datos personales que le concierne, incluida la elaboración de perfiles en la medida en que esté relacionada con la citada mercadotecnia. Cuando el titular se oponga al tratamiento con fines de mercadotecnia directa, los datos personales dejarán de ser tratados para dichos fines.
1.14. No ser sometido a una decisión con efectos jurídicos sobre él o que lo afecte de manera significativa, sustentada únicamente en un tratamiento de datos personales destinados a evaluar determinados aspectos de su personalidad o conducta, salvo que ello ocurra en el marco de la negociación, celebración o ejecución de un contrato o en los casos de evaluación con fines de incorporación a una entidad pública, de acuerdo a ley, sin perjuicio de la posibilidad de defender su punto de vista, para salvaguardar su legítimo interés.
1.15. Formular una queja ante las autoridades correspondientes.
1.16. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
1.17. Conocer la Política de tratamiento de Datos Personales de REBUS, y los cambios sustanciales que se lleguen a producir en esta.
1.18. Obtener transparencia en la información, comunicación y modalidades de ejercicio de los derechos del titular.
1.18.1. Ello implica que el REBUS, como Responsable, tomará las medidas oportunas para facilitar al titular la información relacionada con este, de manera concisa, transparente, intangible, de fácil acceso, por escrito y con un lenguaje claro y sencillo.
1.19. Otorgar al titular toda la información referida en el Título III de manera previa o durante el momento en el que se obtengan los datos.
1.20. Recibir un tratamiento limitado y minimizado de sus datos.
1.21. Recibir los datos personales que le incumben, que haya facilitado a REBUS en calidad de Responsable, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro Responsable del tratamiento.
1.22. No ser obligado a suministrar datos sensibles.
+ Título V Deberes como responsable del tratamiento
Como Responsable del tratamiento de datos, REBUS debe:
1.1. Dar cumplimiento a las presentes políticas;
1.2. Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del habeas data;
1.3. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
1.4. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
1.5. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
1.6. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
1.7. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
1.8. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado;
1.9. Informar sobre el derecho que le asiste al titular de negarse a la comercialización de sus datos;
1.10. Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
1.11. Tramitar las consultas y reclamos formulados;
1.12. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite;
1.13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
1.14. Otorgar la información suficiente al titular, en particular en el momento de obtener su consentimiento;
1.15. Cumplir con la normativa sobre la materia en cada uno de los países donde ejercer tratamiento de datos personales;
1.16. Comunicará cualquier rectificación o supresión de datos personales o limitación del tratamiento a cada uno de los destinatarios a los que se haya comunicado los datos personales;
1.17. Tratar los datos con medidas técnicas y organizativa para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, así como la minimización de datos;
1.18. Aplicar las medidas técnicas y organizativas apropiadas con miras a garantizar que, por defecto, solo sean objeto de tratamiento los datos personales que sean necesarios para cada uno de los fines específicos del tratamiento;
1.19. Velar por la satisfacción de los derechos de legítimos de los titulares;
1.20. Atender los requerimientos de los titulares, según los procedimientos establecidos;
1.21. Llevar un registro de las actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad, el cual contendrá:
1.21.1. El nombre y los datos de contacto del Responsable y, en su caso, del Responsable, del representante del Responsable, y del delegado de protección de datos;
1.21.2. Los fines del tratamiento;
1.21.3. Una descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales;
1.21.4. Las categorías de destinatarios a quienes se comunicaron o comunicarán los datos personales, incluidos los destinatarios en terceros países u organizaciones internacionales;
1.21.5. En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país o una organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional;
1.21.6. Cuando sea posible, los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos;
1.21.7. Cuando sea posible, una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad;
1.22. Guardar secreto sobre los datos, cuando provengan o hayan sido recolectado de fuentes no accesibles al público;
1.23. Utilizar la información únicamente para los fines recolectados;
1.24. Cuidar de los datos registrados, con debida diligencia;
1.25. Contar con información exacta, actualizada y responder con veracidad a la situación real del titular de datos;
1.26. Observar el cumplimiento de los principios establecidos en esta política;
1.27. Revisar periódicamente las políticas y programas de seguridad para determinar las modificaciones que se requieran;
1.28. Establecer procedimientos para recibir y responder dudas y quejas de los titulares de los datos personales;
1.29. Establecer medidas para la trazabilidad de los datos personales, es decir, acciones, medidas y procedimientos técnicos que permiten rastrear a los datos personales durante su tratamiento;
1.30. Ofrecer la posibilidad al destinatario titular de datos personales de expresar su negativa a seguir recibiendo envíos publicitarios y promocionales de bienes y servicios. Lo anterior, ante eventos de envío de publicidad y promociones a través de medios electrónicos;
1.31. Realizar los registros ante las autoridades correspondientes, en los países que exijan tal requisito. En el caso de la comercialización de datos, deberá incluirse si estos han sido o no comercializados.
1.32. Corresponde al Responsable o al Encargado, la difusión, comercialización y distribución de dichos datos, según lo que determine el consentimiento informado otorgado por el titular, aún y cuando estos datos sean almacenados o alojados por un intermediario tecnológico;
1.33. Informar al titular sobre cualquier irregularidad en el tratamiento o almacenamiento de sus datos, tales como pérdida, destrucción, extravío, entre otras, como consecuencia de una vulnerabilidad de la seguridad o que tuviere conocimiento del hecho;
1.34. No discriminar en forma alguna al titular que ejercicio sus derechos.
1.35. Poner disponible en línea la presente política de datos, en el sitio web de REBUS, y actualizarla cada vez que resulte necesario y al menos una vez cada doce meses. [2]
1.36. Proporcionar un enlace claro y conspicuo en la página de inicio de Internet de la Compañía, titulada "no vender mi información personal", a un sitio web de Internet que permita a un titular, o a una persona autorizada por el titular, optar por no participar en la venta.[3]
1.37. Para los consumidores que ejerzan su derecho a excluirse de la venta de su información personal, abstenerse de vender información personal recopilada por el negocio sobre el consumidor
+ Título VI Procedimientos y mecanismos para que el titular haga efectivos sus derechos
Para ejercer los derechos previstos en los numerales 1.1 al 1.12 del título IV, el titular debe tener en cuenta la siguiente información:
1.1. El titular puede realizar el requerimiento por escrito y de manera presencial - en los canales habilitados por REBUS - o virtual – en el correo financiero@rebus.com.co o en el siguiente enlace PQRS REBUS
1.2. El requerimiento debe ser a través de comunicación dirigida a nombre de REBUS, con el nombre completo e identificación del titular, la descripción de lo solicitado y/o consultado, los hechos, la petición concreta, la descripción de los datos respecto de los cuales busca ejercer sus derechos, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y los documentos que quiere hacer valer.
1.2.1. Dentro de los dos días siguientes al recibo del reclamo, se incluirá en la base de datos la leyenda que diga “reclamo en trámite”, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.
1.2.2. Del recibido se entregará una copia al interesado, a su expensa.
1.3. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de requerimiento, los mismos serán atendidos en un término máximo de ocho (8)[4] días hábiles, contados a partir de la fecha de su recibo. Para dar una respuesta, será necesario que el titular de los datos sea el requirente.
1.3.1. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
1.4. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado para que, en el término de los 5 días siguientes a la recepción, subsane fallas. Cuando pasan 2 meses desde la fecha del requerimiento sin que se atienda el requerimiento, se considera que ha operado un desistimiento tácito.
Oposición de REBUS
2.1. REBUS podrá negarse al acceso, rectificación, oposición o cancelación únicamente en los siguientes casos:
2.1.1. Cuando el solicitante no sea el titular de los datos personales, o el representante legal no esté debidamente acreditado para ello;
2.1.2. Cuando en su base de datos, no se encuentren los datos personales del solicitante;
2.1.3. Cuando se lesionen los derechos de un tercero;
2.1.4. Cuando exista un impedimento legal, o la resolución de una autoridad competente, que restrinja el acceso a los datos personales, o no permita la rectificación, cancelación u oposición de los mismos,
2.1.5. Cuando la rectificación, cancelación u oposición haya sido previamente realizada.
2.2. La negativa a que se refiere este artículo podrá ser parcial en cuyo caso REBUS efectuará el acceso, rectificación, cancelación u oposición requerida por el titular. En todos los casos anteriores, el Responsable deberá informar el motivo de su decisión y comunicar al titular, o en su caso, al representante legal, en los plazos establecidos para tal efecto, por el mismo medio por el que se llevó a cabo la solicitud, acompañando, en su caso, las pruebas que resulten pertinentes.
+ Título VII Atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
REBUS dispone del área legal y/o administrativa para atender y resolver las solicitudes, consultas y reclamos de titulares de datos personales o personas legitimadas para ello. Los titulares podrán presentar sus consultas y reclamos en los siguientes canales:
Correo electrónico: financiero@rebus.com.co
Enlace de registro: PQRS REBUS
Finalmente, la presente política y sus eventuales modificaciones estarán disponibles en la página web principal de REBUS.
+ Título VIII La transferencia de datos
La transferencia de datos operará en los términos en los cuales se encuentre regulado en el país donde se efectúa el tratamiento de datos personales y bajo los estándares de seguridad de la Compañía. En el evento de que el mismo se encuentre permitido, deberá existir siempre consentimiento previo, expreso y escrito del titular en tal sentido.
Para tal efecto, deberá tenerse en cuenta las siguientes previsiones:
Colombia
Regla
Por regla general se encuentra prohibida la transferencia de datos a países que no proporcionen niveles adecuados de protección. Estos estándares serán fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Excepción
Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia
El intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento por razones de salud e higiene pública
Las transferencias bancarias o bursátiles
Las transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
Las transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el Responsable del tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular
Las transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial
En los países donde no se encuentra expresamente prohibida la transferencia de datos, se encuentra permitida.
+ Título IX Transmisión
La transmisión de datos operará en los términos en los cuales se encuentre regulado en el país donde se efectúa el tratamiento de datos personales y bajo los estándares de calidad de la Compañía. En el evento de que el mismo se encuentre permitido, deberá existir siempre consentimiento previo, expreso y escrito del titular en tal sentido.
Ahora bien, por regla general, las transmisiones internacionales entre Responsable y Encargado para permitir que este último realice el tratamiento por cuenta del Responsable, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato de transmisión de datos.
+ Título X Suministro de información
REBUS, siempre y cuando el titular lo autorice, podrá: i) suministrar la información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información; ii) ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.
+ Título XI Modificaciones de la política
REBUS se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet o en el mecanismo habilitado por la Compañía con 15 días hábiles de antelación a su implementación y durante la vigencia de la política. En caso de no estar de acuerdo con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente. Sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.
El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.
+ Título XII Vigencia
La presente política estará vigente desde 15 de Junio de 2023
El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria, y reconoce que ha leído y acepta expresamente la misma.
La presente política es revisada y firmada por el equipo de Rebus, como evidencia del compromiso establecido con el cumplimiento de la política de tratamiento de datos
C.C. 16.071.392
Representante legal
c.c XXXXXXXXXXXXXX[5]
Gerente general - CEO
[1] Confianza que deposita cualquier persona en otra, respecto de que los datos proporcionados serán tratados conforme a lo que acordaron las partes.